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Déclarations : l’essentiel à savoir

A savoir / A faire

Que faut-il déclarer ?

Le bordereau d'appel de cotisations, ou déclaration de salaires, est essentiel pour le calcul de vos cotisations. Vous devez y reporter l’ensemble des salaires et éléments assimilés versés à vos salariés (y compris les rémunérations des gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et autres dirigeants versées au titre des tâches ressortant d’un emploi salarié effectif), calculer et régler les cotisations correspondantes.

Contrats d’apprentissage et contrats de professionnalisation : faut-il déclarer ?

L’employeur peut user de la faculté donnée par l’article D. 3141-23 du Code du travail et assurer lui-même le service des congés des salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD classique, contrat d’apprentissage ou contrat professionnel notamment) sous réserve du double respect des conditions de fond et des conditions de forme suivantes :

Conditions de fond :

1. Le contrat doit obligatoirement être conclu pour une durée minimum d’une année.

2. Le contrat doit avoir acquis une date certaine par enregistrement.

Un contrat d’une durée inférieure à un an ne peut pas être opposé, même si les autres conditions sont réunies.

Conditions de forme :

1. Lors de la conclusion du contrat, l’employeur doit informer la caisse de son intention de l’opposer en vertu des articles susvisés. Une copie du contrat doit être jointe.

2. L’employeur doit adresser, dans les huit jours suivant l’enregistrement par un organisme compétent, la copie du contrat par courrier recommandé.

À noter : ces obligations concernent tant les contrats initiaux que les renouvellements.

Que faire lorsqu’un contrat opposé à la caisse Congés Intempéries BTP est rompu avant le terme d’une année ?

L’article D. 3141-23 alinéa 2 du Code du travail prévoit que, dans un tel cas, l’employeur doit verser rétroactivement à la caisse les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours (1er avril).

Que faire lorsqu’un employeur a oublié d’opposer un contrat à la caisse Congés Intempéries BTP et a lui-même payé les congés ?

Pour assurer légalement lui-même le paiement des congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, l’employeur a l’obligation d’effectuer les démarches d’opposition exposées ci-dessus. Dans le cas contraire, l’employeur est en situation irrégulière vis-à-vis de la caisse, au vu des articles D. 3141-23 du Code du travail et 3 du règlement intérieur.

Même si l’employeur a directement payé les congés de son apprenti ou de son salarié en CDD, les salaires de ce dernier doivent être réintégrés dans l’assiette de ses cotisations congés.

 

Cotisations sociales, retraite et prévoyance

La caisse assume le paiement de toutes les charges liées aux indemnités de congés payés qu’elle verse, sauf le FNAL et la cotisation transport.

Deux cas particuliers sont à prendre en compte :

Cotisations de retraite et prévoyance 

Les cotisations de retraite et prévoyance sont :
- soit retenues directement au moment du paiement de l'indemnité de congé (mode direct) pour les entreprises adhérentes à PRO BTP et sous conditions, 
- soit traitées par régularisation de la part de l’employeur (mode « déclaratif ») à cause du type de contrat souscrit par l'entreprise auprès de PROBTP — ou si le contrat est souscrit auprès d’une autre institution. 
Pour ces entreprises dites en mode déclaratif, ces cotisations donnent lieu à une régularisation de la part de l’employeur : celui-ci décompte la part salariale de l'indemnité de congé sur la paie de ses salariés et inclut dans ses déclarations auprès de la caisse de retraite complémentaire  et l'institution de prévoyance le montant de l’indemnité de congé communiqué par la caisse.
Le délai de versement par la caisse à l'employeur de la part patronale (dans la limite des taux minima obligatoires) dépend de la signature ou non de la convention par l'entreprise.

Régularisation annuelle des plafonds de sécurité sociale

Cette régularisation est effectuée à chaque règlement pour les indemnités que la caisse verse au cours de l’année civile. Vous n’avez pas à tenir compte des indemnités réglées par la caisse pour effectuer votre propre régularisation.

Quelle est l’incidence du non-paiement des cotisations sur les congés ?

Conformément aux articles D.3141-31 du Code du travail, en cas de défaillance de l'employeur dans le paiement des cotisations, la caisse verse au salarié l'indemnité de congés payés au prorata des périodes pour lesquelles les cotisations ont été payées, par rapport à l'ensemble de la période d'emploi accomplie pendant l'année de référence.

L'employeur défaillant demeure tenu par l'obligation de payer à la caisse l'ensemble des cotisations, majorations de retard et pénalités qui restent dues.

Après régularisation de la situation de l'employeur, la caisse verse au salarié le complément d'indemnité de congés payés dû.

Que faire si je n’emploie plus de salarié ?

Une entreprise qui n'emploie plus de salariés pendant plusieurs mois et qui, cependant, continue son activité, peut demander à la caisse de mettre son dossier « en sommeil ». Elle doit toutefois s'engager, par écrit, à signaler à la caisse toute nouvelle embauche.

La mise en sommeil suspend l'envoi des bordereaux d'appel de cotisations, ou déclarations de salaires.

Que faire si je cesse mon activité ?

En cas de cessation d'activité, l'entreprise doit le faire savoir à la caisse. Elle est tenue de lui adresser une photocopie de sa radiation du Registre du commerce ou du Répertoire des métiers. Elle doit continuer à fournir ses déclarations de salaires et à payer ses cotisations jusqu'à la date effective où elle cesse d'exercer sa profession.

Comment s’opère le paiement ?

3 Possibilités s’offrent à vous :

 

  • Vous pouvez vous acquitter du paiement de vos cotisations par virement direct à notre compte. Il est impératif d’indiquer votre numéro d'adhérent sur l'ordre de virement.

 [Consultez les coordonnées bancaires des 3 sites de la Caisse Région Méditerranée]

  • Vous pouvez également régler vos cotisations par prélèvement SEPA Interentreprises depuis l’Espace Entreprise de notre site Internet. Il s'agit là de la solution que nous préconisons.  


  •  Enfin, par chèque bancaire ou postal. Pour rappel, le paiement des cotisations est exigible au plus tard à J+45, J étant le dernier jour de la période (mois ou trimestre) considérée.

Toutefois, si par suite de difficultés financières vous ne pouviez assurer le paiement dans les délais, ne retardez pas pour autant l'envoi de votre déclaration et contactez de façon simultanée notre service Adhérents. 

Mes relevés de compte

Afin de vous tenir informé sur votre situation vis-à-vis de la caisse, vous recevrez, périodiquement, un relevé de compte reprenant le solde porté sur le relevé précédent ainsi que le détail des nouvelles opérations. C'est un document comptable qu'il faut conserver.

Vous pouvez également consulter à souhait votre relevé de compte en ligne, dans votre espace sécurisé Adhérent de notre site Internet.

Que faire en cas de difficulté de paiement ?

La règle est la suivante : tout défaut de paiement engendre l'application d'une majoration de retard qui s'élève à 1% par mois de retard, sans limitation dans le temps. Elle est calculée sur la base du montant restant dû par l'entreprise.

Il est avant tout essentiel de ne pas conditionner l’envoi des déclarations de salaires à une problématique de paiement. En effet, une difficulté financière, ne serait-ce que ponctuelle, ne doit pas engendrer l’absence de production de votre / vos déclaration(s) de salaires.

Par ailleurs, la priorité de la caisse étant toujours de trouver une solution amiable, il est particulièrement important de prendre contact avec nos services au plus tôt. 

 

 

·         Remise automatique et procédure de remise gracieuse

 

Cette majoration peut faire l'objet d'une remise automatique dans les conditions prévues à l'article 7a du Règlement Intérieur (R.I) « sous réserve que l'adhérent n'ait pas manqué à ses obligations déclaratives et de paiement dans les douze mois précédant la défaillance et qu'il ait régularisé le paiement de ses dettes de cotisation congés et chômage-intempéries dans les trente jours de la date d'exigibilité de la déclaration et du paiement ».

 

La majoration prévue à l'article 6 du R.I pourra également donner lieu à une remise gracieuse (article 7b du R.I) lorsque l'adhérent défaillant ne satisfait pas aux conditions définies à l'article 7a.

Les modalités sont les suivantes :

  • La Caisse ne peut accepter une demande de remise gracieuse de majorations si lesdites majorations ont été appliquées à la suite d'une infraction relative au travail dissimulé,
  • La demande de remise gracieuse doit être formulée par écrit et motivée,
  • A la date de la demande, l'adhérent doit être à jour de ses obligations à l'égard de la Caisse.

 

La résolution adoptée le 28 juin 2017 par le Conseil d'Administration de la Caisse CI-BTP de la Région Méditerranée et applicable rétroactivement au 1er avril 2017 prévoit les modalités suivantes :

 

 

·       Période de détermination :

 

La Caisse doit chiffrer le montant des majorations de retard émises sur une période ne pouvant excéder les douze derniers mois.   
C'est uniquement ce montant qui est soumis à remise gracieuse. Les douze derniers mois sont appréciés à la date de réception de la demande de l'entreprise par la Caisse.

 

  • Barème des remises en fonction du nombre de demandes :

 

Première demande : 100 %

Deuxième demande : 50 %

Troisième demande : transmise au Bureau de la Caisse

 

·       Par ailleurs, le Conseil d'Administration a défini les différents organes internes à la Caisse habilités à prendre les décisions de remises gracieuses, et ce en fonction du montant de la remise visée.

 

  

  • Plafond :

 

Le nombre de demandes de remise gracieuse est limité à trois par période glissante de cinq ans.

 

  • Recours contre la décision de refus :

 

Toute contestation relative à la procédure de remise est soumise au Bureau de la Caisse qui décide en dernier ressort.

 

Procédure d'octroi des délais de paiement

 

La Caisse consent des délais de paiement de façon à ce que les droits des salariés soient préservés.
L'octroi de délais de paiement doit être compatible avec la préservation des droits des salariés.

 

  • Prise d'acte (délais de trois mois et moins) :

 

Il s'agit de délais proposés par l'adhérent dont la Caisse prend acte. La Caisse ne s'engage pas à régler des congés. Le délai est court et le paiement des Indemnités de Congés Payés au prorata est limité dans le temps. La décision est prise par le Directeur avec la possibilité de délégation.

 

  • Accord exprès (délais de plus de trois mois) :

 

L'accord exprès a vocation à consentir des délais de plus de trois mois, la Caisse s'engageant ainsi à régler les congés. La décision est prise exclusivement par le Bureau de la Caisse. 

Les critères d'appréciation à considérer sont les suivants (liste non exhaustive) :

-    L'entreprise doit être de bonne foi et sa santé financière n'est pas irrémédiablement compromise,

-       Il ne peut y avoir eu qu'un incident ponctuel de paiement depuis moins de deux ans,

-        Absence de réclamation de salarié,

-        Possibilité pour l'entreprise de présenter des garanties.

 

 

 

Qu'est-ce que l'attestation de mise à jour ?

Dans le cadre de  marchés privés, ou encore pour répondre à des impératifs de constitution de dossier de qualifications professionnelles de type Qualibat et dans bien d’autres cas encore, la caisse peut délivrer, sur simple demande, une attestation de mise à jour.

Pour en bénéficier, l’unique condition est d’avoir réglé l’ensemble des cotisations exigibles au moment de la demande.  

Vous pouvez réaliser cette demande en ligne à partir du site Internet www.cibtp-mediterranee.fr, rubrique "vos services en ligne".

 

Cotisations retraite complémentaire et prévoyance : Tout savoir sur vos obligations

Calendrier des périodes de déclaration et de paiement des cotisations 2018

Le principe général est que tous les salaires et versements assimilables à un salaire (primes, indemnités, avantages en nature…) doivent faire l’objet d’une déclaration.

Cas particuliers liés au statut du personnel

Mandataires sociaux

Les rémunérations attribuées au titre d'un mandat social n'ont pas le caractère de salaire.

Les dirigeants de sociétés (PDG, membre du directoire, gérant) exercent leur fonction en qualité de mandataires sociaux et non en vertu d'un contrat de travail : ils n'ont donc pas droit à des congés payés .
Les mandataires sociaux n'ont donc pas à déclarer leurs rémunérations à la caisse.

Cumul d’un mandat social et d’un contrat de travail
Les salaires que peut percevoir le dirigeant au titre d’un contrat de travail, cumulé avec son mandat social, doivent être déclarés.
Contactez le service affiliation de la caisse pour en savoir plus.

 

Jeunes en formation professionnelle

La déclaration à la caisse dépend du cadre juridique de cette formation :

Existence d’un contrat de travail

Dans le cadre d’un stage

Déclarer

Ne pas déclarer

 

Personnel détaché à l’étranger

Lorsqu’une entreprise du secteur du bâtiment ou des travaux publics procède à un détachement de salariés en dehors du territoire français, elle n’est pas pour autant dispensée de son obligation d’affiliation à la caisse Congés Intempéries BTP et doit donc lui déclarer les salaires versés à ses salariés détachés et verser ses cotisations.

VRP

Pour le statut de VRP titulaire de la carte professionnelle et du statut, aucune cotisation n’est appelée par les caisses.

Salarié associé de l’entreprise

Il n’y a aucune incompatibilité entre les qualités d’associé et de salarié dès lors qu'il existe :
— un contrat de travail (et donc un lien de subordination effectif avec le gérant),
—des fonctions distinctes
— et une rémunération distincte
.

Dans ce cas, le salarié associé doit être déclaré à la caisse.

Contrats à durée déterminée d’un an minimum

Le code du travail permet à l’entreprise d’assurer elle-même le paiement des congés du personnel lié par contrat à durée déterminée supérieur ou égal à douze mois (article D3141.23 et suivants).

Vous pouvez donc, après accord de la caisse, assurer vous-même le paiement des congés de vos apprentis dont les contrats répondent à ces conditions. Dans cette hypothèse, en cas de résiliation d’un contrat à durée déterminée avant son terme qui a pour conséquence de porter la durée du contrat à moins d’une année, vous devrez avertir la caisse de la résiliation dans les meilleurs délais et verser rétroactivement les cotisations correspondant aux salaires perçus par le salarié depuis le début de la période de référence en cours.

Quelle que soit l’option retenue (prise en charge directe du paiement des congés ou non), vous devez adresser les contrats de vos apprentis à la caisse.